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Monitoramento
de desempenho na gestão de estoque
O processo
de gestão de estoques pode ser decomposto em quatro aspectos básicos:
as políticas e modelos quantitativos utilizados, as questões organizacionais
envolvidas, o tipo de tecnologia utilizada e, finalmente o monitoramento
do desempenho do processo.
O objetivo deste artigo é o de
abordar o aspecto referente ao monitoramento de desempenho do processo,
discutindo as práticas comumente adotadas bem como as características
consideradas como as mais adequadas. Um sistema de monitoramento pode
ser utilizado para duas finalidades, medir e acompanhar o desempenho
do processo como um todo e fornecer subsídios para programas de reconhecimento
e recompensa de funcionários, sendo a primeira finalidade o foco deste
artigo.
A estruturação de sistemas de monitoramento
de desempenho de processo possui vários aspectos tais como a escolha
tipo de tecnologia a ser utilizada e a definição de responsabilidades
sobre o desempenho a ser monitorado. Entretanto, uma questão chave é
a determinação de quais indicadores de desempenho serão utilizados,
de forma que o sistema de monitoramento atenda todas as necessidades
e esteja alinhado à estratégia da empresa.
Os indicadores de desempenho utilizados
na gestão de estoque podem ser segmentados em três grupos: custo, serviço
e conformidade do processo. Os dois primeiros grupos de indicadores
estão relacionados aos resultados do processo que compõem o trade-off
básico da gestão de estoque, ou seja, o balanceamento do nível de estoque
com o nível de serviço com o objetivo de obter-se o menor custo total.
O terceiro grupo de indicadores por sua vez está associado às razões
pelo qual o desempenho é alcançado.
Estes três grupos de indicadores
estão detalhados a seguir.
Indicadores de custo
Normalmente os indicadores de custo
são os mais utilizados no monitoramento do estoque das empresas, sendo
muitas vezes os únicos; atualmente todos se preocupam com o tamanho,
valor, do estoque. Esta grande importância dada aos indicadores de custo
é muitas vezes decorrente da falta de uma visão global do processo de
gestão de estoques, que não abrange os impactos que reduções no nível
de estoque podem gerar no grau de disponibilidade de produto e, consequentemente,
no nível de serviço da empresa.
A gestão de estoque incorre em
dois tipos básicos de custo: custos de manutenção de estoque e custos
associados à falta do mesmo. Este segundo tipo de custo é relacionado
ao nível de serviço da empresa, sendo muitas vezes negligenciado.
Um sistema de indicadores que monitore
apenas os custos de manutenção consegue responder a pergunta de quanto
custa para a empresa manter seu nível atual de estoque, mas não consegue
informar quanto pode custar reduções de estoque sem embasamento técnico.
Desta forma o sistema não consegue auxiliar na análise do trade-off
básico da gestão de estoque já citado anteriormente.
Os dois tipos de custo são analisados
com maior detalhe a seguir.
Custo de manutenção de estoque
O primeiro ponto é referente à
diferença entre valor de estoque e custo de estoque. O valor do estoque
informa o quanto “vale” o estoque, ou seja, o somatório total do valor
dos produtos acabados e dos insumos de posse da empresa, mas não o quanto
isto “custa” para a mesma. Isto deve ser mensurado em função do custo
de oportunidade deste estoque, ou seja, qual seria o retorno para a
empresa caso o valor investido em estoque fosse aplicado de alguma outra
forma, ou por outro lado, quanto se deixa de ganhar pelo fato daquele
valor estar imobilizado. Este custo é alcançado multiplicando-se o valor
do estoque pelo taxa mínima de atratividade da empresa em questão, ou
seja, qual o retorno mínimo que um projeto ou investimento necessita
para que a empresa decida por investir no mesmo. Como muitas vezes este
valor não é conhecido, é comum o uso de taxas do mercado financeiro,
CDI e SELIC, para se obter este custo.
O segundo ponto é referente à utilização
de indicadores contábeis para o monitoramento do estoque. Como estes
indicadores são construídos baseados em normas e princípios contábeis,
muitas vezes não são uma representação fiel do fluxo físico de materiais
na empresa. Isto é particularmente verdadeiro com relação à prática
de reduções bruscas no valor contábil do estoque às vésperas de fechamento
de balanços trimestrais. Estas reduções podem ser alcançadas, entre
outros artifícios, pela postergação do pagamento de insumos para após
o fechamento do balanço, mas com o produto já recebido.
Outra inadequação dos indicadores
contábeis diz respeito a estes tratarem a informação de forma agregada,
não fazendo distinções entre produtos com características diferentes.
Finalmente, o terceiro ponto é
com relação à necessidade de mais de um indicador para um monitoramento
completo do custo de manutenção do estoque. Por monitoramento completo
consideramos que é necessário não apenas a informação do quanto custa
o estoque, aspecto coberto pelo indicador apresentado anteriormente,
mas também se este custo está adequado às características da empresa.
A resposta a esta segunda pergunta
pode ser obtida através do indicador de cobertura de estoque, ou seja,
o tempo em que o estoque existente é suficiente para atender a demanda,
sem necessidade de reposição.
Peguemos um exemplo para demonstrar
a importância da conjugação destes dois tipos de indicadores. Uma empresa com um valor de estoque de R$ 4
milhões e com custo de oportunidade de 20% ao ano possui um custo de
estoque de R$ 800 mil/ano. Entretanto este valor pode possuir relevância
diferente de uma empresa para outra. Por exemplo, para uma empresa com
faturamento anual de R$ 48 milhões, este valor indica que o estoque
é suficiente apenas para um mês, por outro lado, para uma empresa com
faturamento anual de R$ 8 milhões este estoque é suficiente para seis
meses!
Desta forma um mesmo valor de estoque
pode representar um nível bastante baixo, caso do primeiro exemplo mencionado,
como também pode ser um sinal de alerta, caso do segundo exemplo.
Custos associados à falta de estoque
Produtos acabados e insumos devem
possuir indicadores diferenciados, apesar de baseados no mesmo conceito.
No caso dos produtos acabados, o custo da falta é medido através da
margem de contribuição de cada venda perdida por indisponibilidade do
produto. Ou seja, o quanto de lucro a empresa deixa de ganhar por não
conseguir atender uma demanda existente. Para casos de produtos com
alta margem, o custo da falta tende a ser bastante significativo, impactanto
o nível de estoque desejado.
No caso de insumos, o custo da
falta deve ser mensurado em função do impacto que a indisponibilidade
causa para a empresa, utilizando-se o mesmo conceito utilizado para
os produtos acabados: o quanto se deixa de ganhar, ou lucro cessante.
Este lucro cessante pode ser alcançado estimando-se paradas de produção
devidas à falta de produtos. Por este raciocínio, a falta de um único
insumo pode resultar na interrupção de produção de um produto acabado.
Isto implica que mesmo insumos com baixíssimo valor agregado podem possuir
um alto custo de falta, em função de sua dependência no processo produtivo.
Esta lógica também pode ser utilizada para peças de manutenção.
Muitas vezes ao se mensurar o custo
da falta, percebe-se que o nível de estoque deve ser elevado com o objetivo
de se reduzir perda de margem de contribuição. Na realidade, a ponderação
dos dois tipos de custo básicos presentes na gestão de estoques é um
dos principais direcionadores de todo o processo. Através da comparação
dos dois custos determina-se qual o nível de estoque que resultará no
menor custo total, sendo este a soma do custo de manutenção de estoque
e do custo referente ao lucro cessante por indisponibilidade de produto.
A figura 1 exemplifica esta relação, sendo a curva de custo total igual
à soma das outras duas curvas.
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Outros custos associados
Como a gestão de estoque abrange
uma grande gama de atividades de uma empresa, normalmente existem custos,
que não os de manutenção de estoque ou associados diretamente à falta
de produto, que são impactados pelo processo de gestão.
A definição de quais custos devem ser considerados é função das
características operacionais de cada empresa, devendo ser identificados
seus principais impactos na gestão de estoque.
Estes custos devem ser monitorados
para que seja possível a avaliação do custo total do processo de gestão
de materiais. Muitas vezes estes se mostram tão relevantes quanto os
custos manutenção de estoque ou de falta de produto.
Um exemplo deste tipo de custo
é o custo de destruição de medicamentos na industria farmacêutica. Esta
indústria se caracteriza por produtos de alto valor agregado e com altíssima
perecibilidade. Desta forma, altas coberturas de estoque geradas por
gestão de estoque ineficiente podem resultar na perda de produtos por
perecebilidade. Quando isto ocorre, além da perda do custo do produto,
incorre-se também no custo de destruição dos medicamentos, que devem
ser obrigatoriamente incinerados.
Outro exemplo é o de empresas que
possuem fornecimento importado, sendo as compras planejadas com antecedência
e o transporte realizado pelo modal marítimo. Nos casos de falta de
estoque, com necessidade de rápida reposição, pode-se optar pelo transporte
aéreo, que possui um custo bastante superior ao marítimo. Neste caso,
a diferença de frete pago é decorrência direta de falhas de gestão.
Indicadores de Nível de
Serviço
Os indicadores de nível de serviço
estão associados aos resultados da gestão de estoque no que tange a
disponibilidade de produtos. Apesar de menos utilizado, este tipo de
indicador é de grande importância, pois a meta de serviço a ser alcançada
irá influenciar fortemente o nível de estoque .
Estes indicadores podem ser divididos
em dois grupos de acordo com seus objetivos: o custo da falta e indicadores
de monitoramento de disponibilidade. O custo da falta apresenta características
que permitem que seja classificado tanto como indicador de custo como
de nível de serviço, já tendo sido discutido na parte deste artigo referente
a indicadores de custo. Desta forma, será discutido a partir deste ponto
o outro tipo de indicador de nível de serviço.
Os indicadores relacionados à disponibilidade
de produto podem estar associados a duas visões: a do cliente ou a do
produto. Na visão do cliente, o nível de serviço pode ser medido, por
exemplo, em função do percentual de pedidos com disponibilidade total
(pedidos completos), ou do percentual de linhas de pedido com disponibilidade
de produto (um pedido pode ser composto por vários tipos de produto,
onde cada produto representa uma linha do pedido). Ou seja, esta visão
representa exatamente o serviço prestado pela empresa ao cliente, são
estes indicadores que deverão servir de guia para que a gestão de estoque
atenda as necessidades definidas pela estratégia da empresa.
Do ponto de vista do produto, os
indicadores estão associados à disponibilidade de cada produto ou seja:
percentual da demanda pelo produto em um determinado período de tempo
atendido de imediato, frequência com que o produto apresenta falta de
estoque, entre outros. Por passarem uma informação mais segmentada,
estes indicadores permitem que sejam identificados produtos específicos
que estejam apresentando problemas, e também o monitoramento de grupos
de produtos com estratégias de estoque diferenciadas, como por exemplo,
níveis de serviço desejados maiores para produtos de maior rentabilidade.
Indicadores de Conformidade
Os indicadores de custo e de nível
de serviço permitem monitorar o resultado final do processo de gestão
de estoque, entretanto eles não são capazes de explicar o porquê do
desempenho obtido. Este tipo de informação é obtido através dos indicadores
de conformidade do processo.
Estes indicadores são fundamentais
para o dimensionamento mais adequado do nível de estoque. A principal
função do estoque é garantir disponibilidade de produto em função das
características operacionais da empresa e absorver as incertezas presentes.
Dentro deste contexto, a função dos indicadores de conformidade é a
de monitorar todos os aspectos e incertezas impactantes para o nível
de estoque.
Quanto mais complexo, incerto e
restritivo for o fluxo de materiais, maior será o nível de estoque necessário
para se atingir um determinado nível de serviço. Desta forma, o entendimento
do fluxo de materiais é necessário para se garantir que o nível de estoque
definido ,baseado em políticas e processo formalizados, seja o mais
adequado para as características da empresa.
O fluxo de materiais é composto
por diversas atividades distintas, cada uma podendo impactar ou não
os níveis de estoque. O grande objetivo do entendimento deste fluxo
é o de identificar quais são as atividades relevantes para a gestão
de estoque e que, consequentemente, devem ser monitoradas. A fim de
exemplificar esta identificação de atividades relevantes vamos acompanhar
o fluxo de materiais de uma empresa industrial tradicional. O fluxo
se inicia com a previsão de demanda, que irá servir como input para
o planejamento de produção. A partir deste planejamento define-se a
necessidade de compra de matéria-prima, cuja programação deve respeitar
os lead-times de fornecimento de cada fornecedor.
Estas atividades estão todas relacionadas
ao início do fluxo de materiais que irá resultar no estoque de matéria-prima.
Desta forma este estoque é influenciado pelo lead-time de ressuprimento
e pela confiabilidade do fornecedor. Outra atividade impactante pode
ser o próprio planejamento da produção, em alguns casos este sofre alterações
frequentes, e em um horizonte de tempo inferior ao tempo de reposição.
Quando isto ocorre, o nível de estoque também deve estar preparado para
absorver esta incerteza.
Uma vez definida as atividades
relevantes para o estoque de matéria-prima parte-se para o estoque de
produto acabado. Também para este as atividades impactantes estão relacionadas
à demanda, no caso a precisão da previsão de vendas, e às incertezas
em sua reposição. Com relação à reposição, esta é associada à confiabilidade
da produção, rendimento e controle de qualidade, e à sua flexibilidade
de reposta ou tempo de fabricação.
Identificadas as atividades que
devem ser monitoradas, parte-se então para a identificação do impacto
de cada uma no nível de estoque. Esta etapa necessita que as políticas
de estoque utilizadas pela empresa estejam definidas e estruturadas,
no que diz respeito aos modelos matemáticos utilizados na definição
dos estoques de segurança e de ciclo .
Como já foi discutido no artigo
“Gerenciando Incertezas no Planejamento Logístico: O Papel do Estoque
de Segurança”, publicado nesta revista em fevereiro de 2001, o estoque
de segurança pode e deve ser parametrizado em função das incertezas
existentes no processo. Assim grande parte das incertezas consideradas
como relevantes anteriormente já estarão sendo consideradas em algum
grau para o cálculo do estoque de segurança, na forma de alguma medida
estatística. Esta medida estatística é que deverá ser utilizada como
indicador. Exemplos deste tipo de medida são a precisão da previsão
de vendas, a confiabilidade da produção e a variabilidade do prazo de
entrega do fornecedor.
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A figura 2 apresenta um exemplo de indicadores de conformidade de processo para uma empresa industrial, a qual possui um fornecimento importado, de grande lead time e baixa confiabilidade dos fornecedores. A necessidade da programação do fornecimento com antecedência faz com que a previsão de vendas seja extremamente relevante, sendo sua precisão uma das principais incertezas contempladas pelo estoque de segurança. Por ser uma indústria química, alfgumas vezes a produção planejada não é atingida em sua totalidade, sendo também monitorada sua confiabilidade.
Esta utilização como parâmetros
de modelos é que permite que estes indicadores informem as causas para
o nível de estoque resultante do processo de gestão. Como os modelos
de estoque estão preparados para que alterações em algum dos parâmetros
utilizados indiquem a necessidade de alterações no nível de estoque,
o contrário também pode ser realizado. Ou seja, o gestor pode buscar
a causa de alguma mudança no estoque através do acompanhamento dos indicadores
de conformidade do processo. Por exemplo, um aumento no lead time de
fornecimento automaticamente gerta um aumento no estoque necessário.
A relação descrita acima permite
que o sistema de indicadores possa ser estruturado a partir de uma lógica
de causa-e-efeito, na qual os indicadores de conformidade do processo
e os de custo e nível de serviço estão relacionados através dos modelos
de estoque utilizados. A figura 3 mostra um diagrama de causa-e-efeito
baseado em indicadores de gestão de estoque, para a empresa industrial
já citada na figura 2, na qual o nível de estoque e o nível de serviço
são resultantes da combinação da precisão da previsão de vendas, da
confiabilidade e do tempo do fornecimento e da confiabilidade da produção.
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Esta relação de causa e efeito permite não só que se identifique as causas de movimentos no nível de estoque, mas também que se definam estratégias para reduções de estoque sem comprometimento do nível de serviço. Estando a política parametrizada, ações com o objetivo de melhorar algum indicador resultarão automaticamente em reduções de estoque.
Um sistema de monitoramento de
desempenho de estoque adequado desempenha dois papéis de extrema relevância
para o gestor de estoque: informa o desempenho do processo de gestão
considerando-se todos os impactos causados pelo mesmo, e indica as razões
deste desempenho.
Com relação ao primeiro papel,
um sistema de monitoramento que englobe todos os impactos do estoque
permite que decisões sejam tomadas conhecendo-se todas as implicações
das mesmas. Desta forma evita-se que se busque reduções em níveis de
estoque a qualquer custo.
Por outro lado, a identificação
das causas para o desempenho do estoque permite que as reduções de estoque
sejam alcançadas através de ações que resultarão em redução das “necessidades”
de estoque, não comprometendo o nível de serviço. Permite também que
se estabeleça um processo de melhoria contínua dos níveis de estoque,
promovendo melhorias nas atividades mais impactantes para o estoque.
Entretanto para que este tipo de
sistema de monitoramento seja implementado, e que se atinja estes objetivos,
é fundamental que exista por trás um processo de gestão de estoque estruturado,
com políticas definidas, parametrizadas e adequadas às necessidades
e características da empresa. A recíproca desta dependência também é
verdadeira, ou seja, um processo de gestão de estoque estruturado e
formalizado não obterá todos os ganhos possíveis se não estiver atrelado
a um sistema de monitoramento de desempenho.
Bibliografia
GARCIA, Eduardo Saggioro, LACERDA, Leonardo Salgado, AROZO,
Rodrigo, “Gerenciando Incertezas no Planejamento Logístico: O Papel
do Estoque de Segurança”, Tecnologística. Fevereiro, 2001
KEEBLER, James S., MANRODT,
Karl B., DURTSCHE, David A., LEDYARD, D. Michael, “Keeping Score: measuring
the business value of logistics in the supply chain”, Council of Logistics
Management, 1999
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